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AVIS DE CONFIDENTIALITÉ
À L’INTENTION DES CANDIDATS

Dernière mise à jour : août 2021

OBJECTIF DU PRÉSENT AVIS

Le présent avis de confidentialité à l’intention des candidats (l’« avis à l’intention des candidats ») décrit comment Willis Towers Watson (« Willis Towers Watson », « nous », « notre » ou « nos ») recueille et utilise certains renseignements personnels relatifs aux candidats externes et aux candidats à des postes au sein de la Société (les « candidats »). Le présent avis à l’intention des candidats décrit notre collecte et notre utilisation de certains renseignements personnels sur les candidats, et il vise à satisfaire aux exigences de notification pertinentes en vertu de la California Consumer Privacy Act (« CCPA »).

PORTÉE DU PRÉSENT AVIS

Le présent avis à l’intention des candidats s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons auprès des candidats et à leur sujet, dans le cadre de l’examen, de l’évaluation, de la considération, de la gestion, du stockage ou du traitement de leurs candidatures ou autrement à l’égard de la considération de leur candidature à un poste chez nous.

Qu’entend-on par renseignements personnels?Dans le présent avis à l’intention des candidats, les « renseignements personnels » désignent tout renseignement qui permet d’identifier une personne ou un ménage en particulier, s’y rapporte, le décrit, ou est raisonnablement susceptible d’y être associé ou lié, directement ou indirectement.

Ce qui n’est pas couvert par le présent avis.Le présent avis à l’intention des candidats ne vise pas ou ne s’applique pas à notre collecte de renseignements personnels qui ne sont pas assujettis aux lois sur la protection des données, comme les rapports sur le crédit à la consommation et les vérifications d’antécédents, les données accessibles au public qui proviennent légalement des registres du gouvernement fédéral ou des États, ou d’autres renseignements qui font l’objet d’une exemption en vertu des lois sur la protection des données, notamment la CCPA.
Le présent avis à l’intention des candidats ne s’applique pas non plus aux renseignements personnels que nous recueillons auprès des employés (qui sont assujettis à un avis de confidentialité distinct) ou aux renseignements personnels que nous recueillons de clients ou d’utilisateurs finaux des produits et des services de la Société, notamment les candidats, dans le cadre de leur utilisation personnelle des produits et des services de la Société (qui sont assujettis à l’avis de confidentialité de notre site Web mondial à l’adresse www.willistowerswatson.com/en-US/Notices/global-website-privacy-notice).

Nos pratiques sont-elles les mêmes pour tous les candidats?Les catégories de renseignements personnels que nous recueillons, et l’utilisation que nous en faisons peuvent varier en fonction du ou des postes ou du lieu, ainsi que des qualifications et des responsabilités qui y sont associées. Les renseignements dans le présent avis à l’intention des candidats sont destinés à fournir une description générale de notre collecte et de notre utilisation des renseignements personnels concernant les candidats.

CATÉGORIES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

En règle générale, nous pouvons recueillir les catégories de renseignements personnels sur les candidats suivantes directement auprès de vous et auprès d’autres sources :

Nom, coordonnées et autres identifiants

Identifiants, y compris, mais sans s’y limiter, le nom réel, un pseudonyme, une adresse postale, un code d’identification personnel unique, un code d’identification en ligne, une adresse de courriel, le numéro d’assurance sociale, le numéro de passeport, le numéro de téléphone ou d’autres identifiants semblables.

Classifications protégées

Caractéristiques des classifications protégées en vertu de la loi californienne ou fédérale, y compris, mais sans s’y limiter, la race, la couleur, le sexe, l’âge, la religion, l’origine nationale, les handicaps et le statut de citoyenneté.

Données audios, vidéos et autres données électroniques

Renseignements audios, électroniques, visuels ou semblables comme les enregistrements audios des entretiens.

Antécédents professionnels

Renseignements professionnels ou liés à l’emploi.

Renseignements sur la formation

Renseignements relatifs aux études et à la scolarité qui ne sont pas des renseignements permettant d’identifier une personne accessibles au public définis dans la Family Educational Rights and Privacy Act (20 U.S.C. section 1232g, 34 C.F.R. Part 99) fédérale.

Situation relative à l’obtention d’un permis de travail

Renseignements personnels nécessaires pour créer un dossier de nouvel employé après l’acceptation de l’offre

Renseignements que nous devons recueillir pour nous conformer à nos obligations juridiques (p. ex., une pièce d’identité nationale, la date de naissance, la citoyenneté, les renseignements bancaires et les renseignements fiscaux, les renseignements relatifs à l’obtention d’un permis de travail).

Nom d’utilisateur et mot de passe pour votre compte du réseau de talents ou du site Carrières

(Selon votre emplacement, des portails différents sont accessibles pour soumettre votre candidature à des postes) et tous les renseignements que vous soumettez à partir de ce compte.

Tout autre renseignement que vous choisissez de fournir

p. ex., vos préférences en matière d’emploi, votre disposition à vous installer ailleurs, votre salaire actuel, le salaire que vous souhaitez toucher, les prix reçus ou vos affiliations professionnelles);

Renseignements sur la personne fournissant des références

Si, dans le cadre de votre demande d’emploi, vous nous fournissez des renseignements personnels à l’égard d’une personne qui nous donnera des références à votre sujet ou d’une autre personne, vous êtes responsable d’obtenir le consentement de cette personne avant de nous fournir les renseignements.

Renseignements personnels sensibles

Dans certains pays, nous demandons des renseignements sur l’origine ethnique, le sexe, le statut d’ancien combattant et l’invalidité de nos candidats, pour des raisons de suivi sur l’équité en matière d’emploi.

Renseignements provenant d’autres sources

Renseignements concernant votre rendement, vos compétences, votre attitude et vos qualités dans les références données;
Renseignements pertinents en matière de dossier criminel (lorsque la vérification est pertinente pour certains postes), de rapports de solvabilité et d’immigration accessibles dans des registres à la disposition du public ou obtenus auprès des fournisseurs de services de vérification des antécédents;
Renseignements à votre sujet tels que votre identité, votre expérience et votre aptitude à un emploi en particulier auprès de votre agence de recrutement ou d’une agence de recrutement de travailleurs temporaires ou, le cas échéant, auprès de votre employeur actuel.

OBJECTIFS DE LA COLLECTE ET DE L’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En règle générale, nous utiliserons les catégories de renseignements personnels ci-dessus aux fins suivantes :

Recrutement, embauche et gestion, évaluation et communication avec les candidats

Pour examiner, évaluer, recruter, considérer ou gérer de toute autre manière les candidats et les demandes d’emploi, notamment :

Traitement de votre demande, y compris la planification et la tenue des entrevues;
Repérage de candidats, notamment en travaillant avec des recruteurs externes;
Examen, évaluation et vérification des renseignements fournis, vérifications des antécédents criminels et autres et, par ailleurs, examen ou évaluation des qualifications, de l’aptitude et des caractéristiques pertinentes des candidats;
Présentation des offres, négociation des modalités des offres et évaluation des questions salariales et de rémunération;
Satisfaction des obligations juridiques et réglementaires;
Communication avec les candidats au sujet de leurs candidatures et d’autres postes similaires qui pourraient les intéresser, notamment d’éventuelles possibilités d’emploi chez Willis Towers Watson publiées dans notre réseau de talents;
Conservation des renseignements personnels du candidat pour un examen ultérieur;
Soutien de notre politique et de nos pratiques en matière d’égalité des chances à l’emploi;
Fourniture de renseignements sur le travail auprès de Willis Towers Watson et de contenu en leadership conceptuel issu de nos activités;
Création de votre profil d’employé chez Willis Towers Watson après l’acceptation de l’offre.

Sécurité et surveillance

Afin de gérer et de sécuriser nos ressources, notre réseau, nos locaux et nos actifs, notamment :

Surveillance, prévention et enquête en cas de soupçon ou d’allégation d’inconduite ou de violation des règles de travail;
Surveillance, enquêtes de prévention et réaction aux incidents liés à la sécurité et à la vie privée;
Fourniture et gestion de l’accès aux contrôles d’accès physiques et techniques;
Surveillance des activités, de l’accès et de l’utilisation pour garantir la sécurité et le fonctionnement de nos systèmes et de nos actifs;
Sécurisation de nos bureaux, de nos locaux et de nos actifs physiques, notamment par l’utilisation de systèmes d’accès électronique et de vidéosurveillance.

Audit, comptabilité et gouvernance d’entreprise

En ce qui concerne les audits financiers, fiscaux et comptables, ainsi que les audits et les évaluations de nos activités commerciales, les contrôles de sécurité, les contrôles financiers ou le respect des obligations légales, et à d’autres fins commerciales internes comme l’administration de notre programme de conservation des documents.

Accommodements particuliers

Si vous nous fournissez des renseignements personnels confidentiels, nous traiterons ces renseignements conformément à la loi et uniquement aux fins pour lesquelles vous les avez communiqués (par exemple, pour mettre en place des accommodements particuliers afin de tenir compte d’un handicap ou de croyances religieuses ou pour promouvoir la diversité en milieu de travail). Si vous souhaitez demander des ajustements ou des accommodements raisonnables pour faciliter votre processus de soumission de candidature, veuillez l’indiquer dans le champ pertinent au cours du processus de demande d’emploi.

Défense et protection des droits

Afin de protéger et de défendre nos droits et intérêts et ceux de tiers, notamment pour gérer des litiges concernant des employés et des tiers, et y répondre, pour répondre à des revendications juridiques ou des différends, et pour établir, défendre ou protéger de toute autre façon nos droits ou intérêts, ou les droits, les intérêts, la santé ou la sécurité de tiers, notamment dans le cadre de litiges prévus ou réels avec des tiers.

Respect des obligations juridiques pertinentes

Concernant le respect des obligations juridiques pertinentes (notamment l’admissibilité à l’embauche, la réponse aux citations à comparaître et aux ordonnances des tribunaux), ainsi que les évaluations, les examens et les rapports relatifs à ces obligations juridiques, notamment en vertu des lois et des règlements en matière d’emploi et de travail, des lois sur la sécurité sociale et la fiscalité, des règlements environnementaux, des lois et des règlements sur la sécurité au travail et d’autres lois, règlements, avis et directives pertinents.

Gestion des ressources humaines

Si nous vous embauchons, nous pourrions ajouter, dans notre système des ressources humaines, les renseignements personnels fournis dans le cadre de la présentation de votre candidature et de votre compte dans notre réseau de talents, et les utiliser pour gérer le processus d’embauche de nouveaux employés; et ces renseignements pourraient figurer dans votre dossier d’employé et être réutilisés à d’autres fins d’emploi. Nous allons également inclure les coordonnées d’urgence que vous avez fournies dans notre processus de notification en cas d’urgence.

Analyses

Pour effectuer l’analyse des données touchant les descriptions d’emploi et l’efficacité des affichages de postes.

BASE JURIDIQUE JUSTIFIANT LE TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous devons avoir une base juridique pour justifier le traitement de vos renseignements personnels. Dans la plupart des cas, notre traitement de vos renseignements personnels sera justifié par les bases juridiques suivantes :

Obligations juridiques

Pour nous acquitter de nos obligations contractuelles dans le cadre du contrat d’emploi que vous avez conclu avec nous; Pour nous acquitter des obligations juridiques que nous avons envers vous, par exemple, l’obligation d’obtenir une preuve de votre droit au travail pour nous permettre de nous acquitter des obligations pertinentes, les obligations en matière de santé et sécurité, et qui nous incombent à titre d’employeur ou de tiers (p. ex., les autorités fiscales).

Intérêts légitimes

Pour satisfaire des intérêts légitimes particuliers, notamment pour mener le processus de recrutement de façon juste et efficace, en vue de gérer les employés avec efficacité. Lorsque nous traitons des renseignements personnels pour répondre à nos intérêts légitimes, nous mettons en place de solides mesures de protection pour nous assurer que votre vie privée est protégée et que nos intérêts légitimes ne sont pas outrepassés par vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux.

Consentement

À l’occasion, nous pouvons obtenir votre consentement explicite pour recueillir et utiliser certains types de renseignements personnels, par exemple lorsque la loi nous y oblige ou si les candidats nous demandent de transmettre leurs coordonnées à un tiers dans le cadre du processus de recrutement. Si nous vous demandons votre consentement pour le traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez le retirer à tout moment en communiquant avec nous aux coordonnées indiquées à la fin du présent avis de confidentialité.

Traitement nécessaire des renseignements

Le traitement des renseignements est nécessaire pour permettre à Willis Towers Watson de s’acquitter de ses obligations en matière de recrutement et d’embauche, sous réserve des limites prévues par les lois de chaque pays. Par exemple, dans certains pays où nous recueillons des renseignements personnels de nature ethnique afin de veiller à nous acquitter de nos obligations de ne pas faire de discrimination en fonction de la race des candidats.

DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Willis Towers Watson peut divulguer des renseignements personnels à ses sociétés affiliées qui participent à l’évaluation des candidats pour un poste donné, et en particulier auprès de l’entité qui souhaite vous employer et qui étudie votre candidature (le nom de cette entité vous sera fourni dans la description de poste ou avec d’autres renseignements qui vous seront fournis au sujet du poste). Ces sociétés affiliées traiteront vos renseignements personnels conformément aux dispositions du présent avis de confidentialité. Nous permettrons au personnel ayant besoin de connaître les renseignements pour des raisons professionnelles d’accéder à ceux-ci, dont le personnel des services du recrutement, des ressources humaines et des technologies de l’information, ainsi que le personnel du service responsable de l’emploi auquel vous postulez.

Willis Towers Watson peut divulguer des renseignements personnels à ses fournisseurs de services tiers qui offrent des services tels que l’hébergement et l’exploitation de la partie Carrières de nos sites Web, l’aide au recrutement, la vérification des antécédents, les services de notification en cas d’urgence et d’autres services semblables.

Willis Towers Watson peut également partager des renseignements personnels qu’elle juge nécessaires ou pertinents avec tout tribunal, organisme de réglementation, organisme d’application de la loi, organisme public ou organisme professionnel lorsque la loi l’exige, y compris en vertu de lois à l’extérieur de votre pays de résidence, lorsque cela est nécessaire pour se conformer au processus juridique ou pour protéger les droits, la confidentialité des renseignements, la sécurité et les biens de Willis Towers Watson, de ses clients, de ses sociétés affiliées ou de tiers.

Willis Towers Watson peut transférer les renseignements à un acheteur, investisseur ou partenaire commercial potentiel à la suite d’une réorganisation, d’une fusion, d’une vente, d’une coentreprise, d’une cession, d’un transfert ou d’une autre forme de disposition de la totalité ou d’une partie de ses activités, actifs ou actions (y compris en relation avec toute faillite ou procédure similaire).

CONSERVATION DES DONNÉES

Nous conserverons vos renseignements personnels jusqu’à ce que le poste pour lequel vous postulez soit pourvu. Si votre candidature est retenue, vos renseignements personnels feront partie de votre dossier d’emploi et seront conservés conformément à l’avis relatif à la confidentialité des renseignements des employés de Willis Towers Watson. Si votre candidature n’est pas retenue, nous conserverons vos renseignements personnels conformément à notre politique de conservation pendant une période qui nous permettra :

de consulter nos dossiers si vous postulez pour un autre poste chez nous;
de communiquer avec vous si un autre poste susceptible de vous intéresser devait être pourvu (à moins que vous ne nous demandiez de ne pas le faire);
de se conformer aux exigences de conservation des dossiers en vertu de la loi;
d’exercer ou de défendre un droit en justice, le cas échéant;
de répondre à vos questions ou de donner suite à toute plainte que vous pourriez avoir.

Nous supprimerons vos renseignements personnels lorsqu’ils ne seront plus nécessaires à ces fins. Si, pour des raisons techniques, nous ne sommes pas en mesure de supprimer entièrement certains renseignements de nos systèmes, nous prendrons les mesures appropriées pour empêcher tout traitement ou utilisation ultérieure des données.

COLLECTE PASSIVE DE RENSEIGNEMENTS : TÉMOINS ET TECHNOLOGIES SEMBLABLES

Nous et nos fournisseurs de services pouvons utiliser des témoins (« cookies ») et d’autres technologies semblables dans la partie Carrières de nos sites Web. Pour en savoir plus, veuillez consulter notre avis intitulé Confidentialité et témoins à l’adresse https://www.willistowerswatson.com/en-US/Notices/cookie-notice

VOS DROITS

Si vous vous inscrivez dans la partie Carrières d’un de nos sites Web, vous pouvez accéder à vos renseignements personnels qui sont conservés dans chaque site, les passer en revue et les modifier en ouvrant une session dans la partie Carrières en question et en mettant à jour les renseignements ayant trait à votre compte. Le profil à jour sera utilisé par défaut la prochaine fois que vous postulerez un emploi par l’entremise de votre compte en ligne. Pour modifier des renseignements personnels que vous nous avez déjà transmis dans le cadre de la présentation de votre candidature pour un emploi en particulier, veuillez mettre votre profil à jour et soumettre de nouveau votre candidature pour ce poste. Nous vous encourageons à modifier rapidement vos renseignements personnels s’ils ne sont plus à jour ou s’ils sont inexacts.
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Si vous faites partie de notre réseau de talents, vous pouvez accéder à vos renseignements personnels qui y sont conservés, les passer en revue et les modifier en ouvrant une session dans le réseau et en mettant à jour les renseignements ayant trait à votre compte.

En plus de pouvoir modifier les renseignements contenus dans votre profil, vous avez le droit :

d’accéder à vos renseignements personnels;
de rectifier les renseignements que nous détenons à votre sujet;
d’effacer vos renseignements personnels;
de restreindre notre utilisation de vos renseignements personnels;
de vous opposer à ce que nous utilisions vos renseignements personnels;
de recevoir vos renseignements personnels dans un format électronique utilisable et de les transmettre à un tiers (droit à la portabilité des données);
de retirer à tout moment votre consentement à tout traitement fondé sur le consentement; et
de déposer une plainte auprès de l’autorité locale chargée de la protection des données si vous croyez que nous n’avons pas été en mesure de répondre à une plainte ou préoccupation que vous avez formulée.

Pour présenter de telles demandes, veuillez communiquer avec nous en envoyant un courriel à l’adresse dataaccessrequest@willistowerswatson.com com ou en nous envoyant une lettre par la poste à Willis Towers Watson, 800 North Glebe Road, Arlington, VA 22203, Attn: Privacy. Dans votre demande, veuillez indiquer précisément les renseignements personnels auxquels vous désirez accéder ou que vous aimeriez faire modifier. Il peut s’agir de renseignements personnels que vous nous avez divulgués et que vous souhaitez faire supprimer de notre base de données. Vous pouvez aussi nous informer dans quelle mesure vous souhaitez que nous utilisions vos renseignements personnels. Pour votre sécurité, nous ne donnerons suite qu’aux demandes associées aux renseignements qui correspondent à l’adresse de courriel que vous avez utilisée pour nous faire parvenir vos demandes. Nous pourrions aussi devoir vérifier votre identité avant d’accepter vos demandes.

SÉCURITÉ

Nous nous efforçons d’utiliser des mesures raisonnables d’ordre organisationnel, technique et administratif pour protéger les renseignements personnels au sein de notre organisation. Malheureusement, aucun mode de transmission des données et aucun système de stockage n’est sûr à 100 %. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécuritaire (par exemple, si vous croyez que la sécurité d’un compte que vous détenez auprès de nous a été compromise), veuillez communiquer avec nous sur-le-champ pour nous informer de la situation en suivant les indications figurant dans la rubrique « Pour nous joindre » ci-dessous.

LIENS VERS DES SITES WEB DE TIERS

La partie Carrières de nos sites Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web. Le présent avis ne s’applique pas aux pratiques des tiers, y compris les tiers qui exploitent un site Web ou un service associé à la section Carrières par des liens. Nous déclinons également toute responsabilité à l’égard de la confidentialité, des renseignements et des pratiques de ces tiers. L’ajout d’un lien dans la partie Carrières ne signifie pas que Willis Towers Watson ou ses sociétés affiliées approuvent le site ou le service associé au lien. Nous vous encourageons à lire les avis juridiques affichés sur ces sites, y compris les politiques ou les avis de confidentialité.

LOIS APPLICABLES ET TRANSFERT DE DONNÉES

La partie Carrières de nos sites Web vous permet de postuler des emplois partout dans le monde, un avantage de la fonction mondiale de recrutement centralisée de Willis Towers Watson. Cette partie Carrières est exploitée à partir des États-Unis. Par conséquent, tous les renseignements personnels que vous transmettez dans la partie Carrières de nos sites Web seront recueillis aux États-Unis et assujettis aux lois américaines en vigueur. Toutefois, si nous divulguons vos renseignements personnels à une société affiliée établie dans un autre pays en sa qualité d’employeur potentiel, cette société traitera vos renseignements personnels conformément au présent avis. Toute décision concernant l’embauche ou autre décision sur l’emploi sera prise par la société qui recrute, conformément aux lois du pays où l’emploi sera exercé.

Vos renseignements personnels peuvent être stockés et traités dans n’importe quel pays où nous avons des installations, ou dans n’importe quel pays où nous avons recours à des fournisseurs de services, y compris des pays autres que votre pays de résidence, où les règles en matière de protection des renseignements peuvent différer de celles de votre pays. Nous avons mis en place des mesures de sauvegarde pour protéger les renseignements personnels transmis vers d’autres pays, y compris des mesures contractuelles de protection pertinentes.

ENFANTS

La partie Carrières de nos sites Web n’est pas destinée aux personnes âgées de moins de 16 ans.

MODIFICATIONS APPORTÉES AU PRÉSENT AVIS

Nous nous réservons le droit de modifier le présent avis en tout temps selon l’évolution de Willis Towers Watson, de la partie Carrières de ses sites Web ou des modifications au sein du secteur ou selon les tendances juridiques. Nous afficherons l’avis révisé dans la partie Carrières de nos sites Web ou communiquerons les changements à la page d’accueil de la partie Carrières. Une indication du moment où l’avis a été révisé la dernière fois est la mention « Dernière mise à jour : » dans le haut de l’avis. Toute modification entrera en vigueur dès l’affichage de l’avis révisé dans la partie Carrières de nos sites Web, à moins d’indication contraire.

POUR COMMUNIQUER AVEC NOUS EN CE QUI CONCERNE LE PRÉSENT AVIS

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre utilisation des renseignements personnels décrite dans le présent avis à l’intention des candidats, veuillez communiquer avec nous à l’adresse privacy@willistowerswatson.com.

Chez WTW, nous croyons en l’égalité des chances d’accès à l’emploi, et nous nous engageons à mettre en place une main-d’œuvre diversifiée et à créer un environnement de travail inclusif où chacun est respecté, mis en valeur et apprécié. Nous ne tolérons aucune forme de discrimination et ne cautionnons aucune action ou initiative qui puisse porter atteinte aux droits de la personne.

AVIS DE CONFIDENTIALITÉ À L’INTENTION DES CANDIDATS