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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
DE WILLIS TOWERS WATSON
À L’ATTENTION DES CANDIDATS
Dernière Mise à jour : août 2021
OBJET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE
Cette Politique de confidentialité à l’attention des candidats (la « Politique à l’attention des candidats ») décrit la manière dont Willis Towers Watson (« Willis Towers Watson », « nous », « notre » ou « nos ») collecte et utilise certaines données personnelles des candidats internes et externes (les « Candidats ») à des postes au sein du groupe afin de satisfaire à ses obligations d’information en vertu des lois applicables en matière de protection des données, qui comprennent le Règlement Général sur la Protection des Donnéeset la loi californienne sur la protection des consommateurs (la « CCPA »).
PORTÉE DE LA PRÉSENTE POLITIQUE
Cette Politique à l’attention des candidats s’applique aux données personnelles des Candidats que nous collectons auprès d’eux lorsque nous examinons, évaluons, étudions, gérons, conservons ou traitons leurs candidatures ou dans tout autre contexte lié à l’examen de leur candidature à un poste chez nous. Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?Dans cette Politique à l’attention des candidats, les « données personnelles » désignent toute information qui identifie une personne physique ou un foyer particulier, qui s’y rapporte, qui le ou la décrit, qui est raisonnablement susceptible d’y être associée ou qui pourrait raisonnablement y être liée, directement ou indirectement.
Ce qui n’est pas couvert par la présente politique.Cette Politique à l’attention des candidats n’est pas destinée et ne s’applique pas aux données personnelles que nous collectons qui ne sont pas soumises aux législations en matière de protection des données, telles que les rapports de solvabilité et les vérifications d’antécédents, les données accessibles au public légalement mises à disposition à partir de sources gouvernementales ou fédérales, ou toute autre information exemptée en vertu des lois en matière de protection des données, par exemple la CCPA. Cette Politique à l’attention des candidats ne s’applique pas non plus aux données personnelles que nous collectons auprès des employés (qui font l’objet d’une politique de confidentialité distincte), ni aux données personnelles que nous collectons auprès de clients ou d’utilisateurs finaux de produits et services de la Société, en ce compris les Candidats dans le cadre de leur utilisation personnelle des produits et services de la Société (qui sont soumises à notre Politique de confidentialité présente sur notre site Internet mondial, https://www.willistowerswatson.com/en-US/Notices/global-website-privacy-notice).
Nos pratiques sont-elles les mêmes pour tous les Candidats ?Les catégories de données personnelles que nous collectons, et que nous utilisons peuvent varier en fonction du ou des postes auxquels vous postulez, des qualifications et des responsabilités associées et de votre emplacement géographique ou celui de votre potentiel employeur. Les informations contenues dans cette Politique ont pour but de décrire de façon générale la manière dont nous collectons et dont nous utilisons les données personnelles des Candidats.
Catégories de données personnelles COLLECTÉes
Nous collectons les catégories de données personnelles suivantes, concernant les Candidats, directement auprès de vous ou auprès d’autres sources :
Nom, coordonnées et autres identifiants
Identifiants comprenant, sans s’y limiter, un nom réel, un pseudonyme, une adresse postale, un identifiant personnel unique, un identifiant en ligne, une adresse électronique, un numéro de sécurité sociale, un numéro de passeport, un numéro de téléphone, ou d’autres identifiants similaires.
Catégories de données protégées
Les données protégées en vertu de la loi californienne ou fédérale, sont notamment, sans que cette liste ne soit exhaustive : la race, la couleur de peau, le sexe, l’âge, la religion, l’origine nationale, le handicap et le statut de citoyenneté.
Données audio, vidéo et autres données électroniques
Informations audio, électroniques, visuelles ou similaires telles que les enregistrements audio des entretiens.
Expériences professionnelles
Informations de nature professionnelle ou liées à l’emploi.
Renseignements liés aux études
Formations suivies ou cursus scolaire qui ne sont pas des « renseignements personnels identifiables accessibles au public » au sens de la loi fédérale sur les droits éducatifs des familles et la protection des données personnelles (20 U.S.C. section 1232g, 34 C.F.R. partie 99).
Situation relative à l’obtention d’un permis de travail
Données personnelles liées à la création d’une nouvelle embauche après acceptation d’un poste
Données que nous sommes tenus de collecter afin de nous conformer et de remplir nos obligations légales, comme par ex. l’identifiant national, la date de naissance, la citoyenneté, les coordonnées bancaires et les informations fiscales, la situation relative au permis de travail.
Identifiant et mot de passe de votre compte « Talent Network » ou du site Carrières
(selon votre pays, différents portails en ligne sont disponibles pour postuler) et toutes les informations que vous soumettez via ce compte.
Toute autre donnée que vous choisissez de nous transmettre :
Par exemple, vos préférences en matière d’emploi et de mobilité, votre salaire actuel, le salaire auquel vous aspirez, les prix qui vous ont été décernés ou vos affiliations professionnelles.
Renseignements liés aux références
Si, dans le cadre de votre candidature, vous fournissez des données personnelles d’une personne à titre de référence ou de toute autre personne, il vous appartient d’obtenir le consentement de cette personne avant de nous transmettre les données en question.
Données personnelles sensibles
Dans certains pays, nous demandons aux candidats de renseigner leur origine ethnique, leur sexe et leur invalidité afin de surveiller l’égalité des chances.
Autres sources
Nous pouvons obtenir auprès de tiers, des références vous concernant et vérifier vos antécédents. Ces renseignements peuvent inclure des informations sur vos performances, vos compétences, votre comportement et vos atouts personnels fournis par vos références ;
Les extraits de casiers judiciaires (le cas échéant pour certaines fonctions), les rapports de solvabilité et informations relatives à l’immigration collectées à partir d’un fichier public ou obtenues par le biais de prestataire de vérification d’antécédents ; et
Des informations sur votre identité, votre expérience et votre adéquation au poste obtenues auprès de votre agence de recrutement, de votre agence de travail temporaire ou, le cas échéant, de votre employeur actuel.
Finalités DE LA COLLECTE des données personnelles et de leur utilisation
En règle générale, nous utiliserons les catégories de données personnelles susvisées pour les finalités suivantes :
Recruter, embaucher et gérer, évaluer et communiquer avec les Candidats
Pour examiner, évaluer, recruter, étudier ou gérer les Candidats et les candidatures, notamment pour:
- Traiter votre candidature, y compris la planification et la tenue des entretiens
- Identifier les candidats, y compris en travaillant avec des recruteurs externes
- Examiner, évaluer et vérifier les informations fournies, le casier judiciaire et les antécédents, les qualifications, l’adéquation au poste et autres caractéristiques pertinentes concernant le candidat
- Prolonger les offres, négocier les conditions des offres et évaluer les questions liées au salaire et à la rémunération
- Satisfaire aux obligations légales et réglementaires
- Tenir les Candidats informés de leur candidature et leur signaler d’autre(s) poste(s) similaire(s) susceptibles de les intéresser, y compris les futures opportunités professionnelles chez Willis Towers Watson via le réseau Talent Network ;
- Conserver les données personnelles des Candidats en vue de leur examen ultérieur
- Afin de soutenir notre politique et de nos pratiques en faveur de l’égalité des chances dans l’emploi
- Fournir un aperçu de notre travail chez Willis Towers Watson et du contenu sur le leadership éclairé de notre entreprise
- Créer votre Profil employé chez Willis Towers Watson après acceptation du poste
Sécurité et surveillance
Afin de surveiller et de sécuriser nos ressources, notre réseau, nos locaux et nos ressources, notamment pour :
- Surveiller, prévenir et enquêter en cas de suspicions ou d’allégations de fautes ou de violations des règlementations du travail
- Surveiller, prévenir, enquêter et répondre aux incidents de sécurité et aux atteintes à la vie privée
- Contrôler les accès physiques et logiques
- Surveiller les activités, l’accès et l’utilisation afin d’assurer la sécurité et le fonctionnement de nos systèmes et de nos ressources
- Sécuriser nos bureaux, locaux et ressources physiques, y compris en ayant recours à des systèmes d’accès électroniques et des systèmes de vidéosurveillance
Audit, comptabilité et gouvernance d’entreprise
Finalités liées aux audits financiers, fiscaux et comptables, aux audits et évaluations de nos activités, aux contrôles de sécurité, aux contrôles financiers ou au respect des obligations légales, et pour d’autres finalités internes à l’entreprise telles que l’administration de notre programme de conservation des dossiers.
Dispositions particulières
Si vous nous transmettez des données personnelles sensibles, nous traiterons ces données conformément à la loi, et uniquement aux fins pour lesquelles vous les avez transmises (par exemple, pour prendre des dispositions particulières liées à l’accueil d’un employé en situation de handicap, afin de respecter les croyances religieuses ou promouvoir la diversité sur le lieu de travail). Si vous souhaitez demander des ajustements ou des aménagements raisonnables pour faciliter la soumission de votre candidature, veuillez l’indiquer dans le champ prévu à cet effet lors du dépôt de votre candidature.
Défense et protection des droits
Afin de protéger et de défendre nos droits et intérêts ainsi que ceux de tiers, y compris pour gérer et répondre à des litiges avec des employés et autres différends juridiques, répondre à des plaintes ou des litiges juridiques et constater, défendre ou protéger autrement nos droits ou intérêts, ou les droits, les intérêts, la santé ou la sécurité d’autrui, y compris dans le cadre de litiges anticipés ou réels avec des tiers.
Respect des obligations légales applicables
Finalités liées au respect des obligations légales applicables (telles que l’admissibilité à l’embauche, la réponse aux injonctions et aux ordonnances de tribunaux) et aux évaluations, examens et déclarations liés à ces obligations légales, y compris en vertu des lois et réglementations relatives à l’emploi et au travail, des lois en matière de sécurité sociale et des lois fiscales, des réglementations en matière d’environnement, des lois et réglementations relatives à la sécurité du travail et des autres lois, réglementations, recommandations et directives applicables.
Gestion des ressources humaines
Si nous vous recrutons, nous pouvons ajouter dans notre système de ressources humaines des données personnelles collectées dans le cadre de votre candidature et les utiliser pour gérer le processus d’accueil des nouvelles recrues. Ces données peuvent en outre figurer dans votre dossier et être utilisées à d’autres fins liées à votre emploi. Nous intègrerons également votre numéro de téléphone dans notre système de notification d’urgence.
Analyse
Analyser les données relatives aux descriptions de poste et l’efficacité des offres d’emploi.
BASE JURIDIQUE RENDANT LICITE LE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
Le traitement de vos données personnelles que nous effectuons doit se fonder sur une base juridique. Dans la plupart des cas, nous traiterons vos données personnelles en nous fondant sur l’une des bases juridiques suivantes :
Exécution d’un contrat
Pour respecter nos obligations contractuelles, à votre égard, prises dans le cadre de votre contrat de travail.
Obligations légales
Pour nous conformer à nos obligations légales, comme par exemple celle consistant à vérifier votre à travailler sur notre territoire , celles qui nous incombent en matière de santé et de sécurité en notre qualité d’employeur, ou celles qui nous sont imposées par les tiers (par exemple les autorités fiscales) ;
Intérêt légitime
Répondre à nos intérêts légitimes, par exemple mener le processus de recrutement de manière efficace et équitable, gérer efficacement nos employés. Lorsque nous traitons des données personnelles afin de répondre à nos intérêts légitimes, nous mettons en place des garanties solides pour protéger votre vie privée et veiller à ce que vos intérêts, libertés et droits fondamentaux ne priment pas sur nos intérêts légitimes.
Consentement
Nous pouvons parfois demander votre consentement explicite pour pouvoir collecter et utiliser certains types de données personnelles, par exemple lorsque la loi nous y oblige ou lorsque des Candidats nous demandent de transmettre leurs données à un tiers à des fins de recrutement. Si nous demandons votre consentement au traitement de vos données personnelles, vous pourrez le retirer à tout moment en nous contactant à l’adresse figurant à la fin de cette Politique de confidentialité à l’attention des candidats.
DIVULGATION DE DONNÉES PERSONNELLES
Willis Towers Watson peut partager des données personnelles avec ses sociétés affiliées qui participent à l’évaluation des Candidats pour un poste donné et, en particulier, à l’entité recruteuse qui examine votre candidature (dont le nom vous sera communiqué dans la description du poste ou dans toutes autres informations qui vous sont fournies sur le poste à pourvoir). Ces sociétés affiliées traiteront vos données personnelles conformément à la présente Politique de confidentialité à l’attention des candidats. Nous permettrons au personnel ayant besoin de connaître ces données pour des raisons professionnelles d’accéder à celles-ci. Ce personnel comprend le personnel des services de recrutement, des ressources humaines et de la direction informatique, ainsi que le département au sein duquel le poste auquel vous avez candidaté est à pourvoir.
Willis Towers Watson peut partager des données personnelles avec des fournisseurs de services tiers qui proposent des services tels que l’hébergement et l’exploitation de la section Carrières de nos sites, l’aide au recrutement, la vérification des antécédents, des services de notification d’urgence et d’autres services semblables.
Willis Towers Watson peut également partager les données personnelles qu’elle juge nécessaires ou appropriées à tout tribunal, régulateur, organisme chargé de l’application de la loi, organisme gouvernemental ou professionnel lorsque la loi l’exige, y compris les lois en dehors de votre pays de résidence, lorsque cela est nécessaire pour se conformer à une procédure juridique ou protéger ou faire respecter les droits, la vie privée, la sécurité ou les biens de Willis Towers Watson, de ses clients, de ses sociétés affiliées ou de tiers.
Willis Towers Watson peut transférer des données à un acquéreur potentiel, un investisseur ou un partenaire commercial en cas de restructuration, de fusion, de vente, de coentreprise, de cession, de transfert ou en cas de toute autre disposition, en tout ou partie, de ses activités, de ses actifs ou de ses actions (y compris en lien avec une faillite ou dans le cadre de procédures semblables).
CONSERVATION DES DONNÉES
Nous conserverons vos données personnelles jusqu’à ce que le poste auquel vous postulez soit pourvu. Si votre candidature est acceptée, vos données personnelles feront partie de votre dossier d’embauche et seront conservées conformément à notre Politique de confidentialité à destination des employés. Si votre candidature n’est pas retenue, nous conserverons vos données personnelles conformément à notre politique de durées de conservation pendant une période nous permettant de :
- Consulter nos dossiers, dans l’hypothèse où vous postuleriez à un autre poste chez nous.
- Vous contacter dans l’hypothèse où un autre poste à pourvoir serait susceptible de vous intéresser (sauf si vous nous demandez de ne pas le faire)
- Nous conformer aux exigences légales en matière de conservation des données.
- Nous défendre ou porter des droits en justice existants ou potentiels.
- Traiter toutes les demandes ou réclamations que vous pourriez avoir.
Nous supprimerons vos données personnelles dès lors qu’elles ne sont plus requises à ces fins. S’il existe des informations que nous ne pouvons, pour des raisons techniques, supprimer entièrement de nos systèmes, nous mettrons en place des mesures adéquates pour empêcher tout traitement ou utilisation ultérieur(e) de ces données.
COLLECTE PASSIVE DE DONNÉES : COOKIES ET TECHNOLOGIES SIMILAIRES
Nous et nos fournisseurs de services pouvons utiliser des « cookies » et d’autres technologies similaires dans la section Carrières de nos sites.
Pour de plus amples informations, veuillez consulter notre Politique en matière de cookies disponible ici.
VOS DROITS
Si vous vous inscrivez sur l’un de nos sites de recrutement, vous pouvez accéder à vos données personnelles qui sont conservées dans chaque site, les passer en revue et les rectifier en vous connectant au site en question et en mettant à jour les données de votre compte. Le profil à jour sera utilisé par défaut la prochaine fois que vous postulerez à un emploi via votre compte en ligne. Pour modifier des données personnelles que vous nous avez déjà transmises dans le cadre de votre candidature à un poste en particulier, veuillez mettre votre profil à jour et soumettre de nouveau votre candidature pour ce poste. Nous vous encourageons à mettre rapidement à jour vos données personnelles si elles ne sont plus à jour ou inexactes.
Si vous vous inscrivez sur notre Talent Network, vous pouvez accéder, examiner et modifier vos données personnelles qui y sont stockées en vous connectant au réseau et en mettant à jour les données de votre compte.
Outre le contrôle que vous pouvez exercer sur les données contenues dans votre profil, vous avez le droit de / d’ :
- accéder à vos données personnelles ;
- rectifier les données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
- effacer vos données personnelles ;
- limiter l’utilisation que nous faisons de vos données personnelles ;
- vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles ;
- recevoir vos données personnelles dans un format électronique exploitable et les transmettre à un tiers (droit de portabilité des données) ;
- retirer à tout moment votre consentement à tout traitement fondé sur le consentement ; et
- ladresser une plainte à votre autorité locale de protection des données si vous estimez que nous n’avons pas répondu correctement à votre réclamation ou interrogation.
Veuillez nous contacter à l’adresse dataaccessrequest@willistowerswatson.com ou adresser vos demandes à Willis Towers Watson, 800 N Glebe Road, Arlington, VA 22203, à l’attention de : Privacy. Dans votre demande, veuillez préciser : les données personnelles auxquelles vous souhaiteriez accéder ou que vous aimeriez rectifier et aussi si vous souhaitez que les données personnelles que vous nous avez fournies soient supprimées de notre base de données ou fixer des limites quant à leur utilisation. Pour votre sécurité, nous ne pouvons donner suite qu’aux demandes portant sur des données personnelles associées à l’adresse email que vous avez utilisée pour nous faire parvenir la demande. Nous pouvons également être amené à vérifier votre identité avant de traiter votre demande.
SÉCURITÉ
Nous nous efforçons de prendre toutes les mesures organisationnelles, techniques et administratives raisonnables pour protéger les données personnelles que nous détenons au sein de notre organisation. Malheureusement, aucun mode de transmission de données ni aucun système de stockage n’est sûr à 100 %. Si vous avez des raisons de croire que vos interactions avec nous ne sont plus sécurisées (par exemple si vous pensez que la sécurité d’un compte que vous détenez chez nous a été compromise), veuillez immédiatement nous informer de la situation en suivant les indications figurant dans la rubrique « Nous contacter » ci-dessous.
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LOI APPLICABLE ET TRANSFERT DE DONNÉES
La section Carrières de nos sites vous permet de postuler à des emplois dans le monde entier, grâce à la fonction centralisée de recrutement mondial de Willis Towers Watson. Cette section Carrières est gérée depuis les États-Unis. Par conséquent, toutes les données personnelles que vous transmettez via la section Carrières de nos sites seront communiquées aux États-Unis et seront assujettis aux lois américaines. Toutefois, si nous partageons vos données personnelles avec une de nos sociétés affiliées établie dans des pays tiers en sa qualité d’employeur potentiel, cette société traitera vos données personnelles conformément à la présente politique de confidentialité à l’attention des candidats. Toute décision d’embauche ou autre décision liée à l’emploi sera prise par la société qui recrute, conformément aux lois du pays où l’emploi à pourvoir sera exercé.
Vos Données personnelles peuvent être stockées et traitées dans un pays où nous possédons des installations ou dans lequel nous engageons des prestataires de services, y compris des pays autres que votre pays de résidence, dont les règles en matière de protection des données peuvent différer de celles de votre pays. Nous avons mis en place des garanties pour protéger les Données personnelles transférées vers des pays tiers, y compris des mesures contractuelles appropriées.
PRÉCISION CONERNANT LES ENFANTS
La section Carrières de nos sites s’adresse aux personnes âgées de plus de 16 ans.
MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE
Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique à tout moment selon l’évolution de Willis Towers Watson et de la section Carrières de ses sites, les développements du secteur ou selon les évolutions réglementaires. Nous publierons la Politique mise à jour dans la section Carrières de nos sites ou nous communiquerons les modifications sur la page d’accueil de la section Carrières. Pour déterminer la date de la dernière mise à jour de cette Politique, vous pouvez vous référer au paragraphe « Dernières mise à jour » quifigure en bas de cette politique. Toute modification prendra effet dès la publication de la Politique mise à jour dans la section Carrières de nos sites, sauf indication contraire.
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NOUS CONTACTER AU SUJET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE
Pour toute question ou interrogation concernant notre utilisation des données personnelles telle que décrite dans cette Politique à l’attention des candidats, veuillez nous contacter à privacy@willistowerswatson.com.
Chez WTW, nous croyons en l’égalité des chances et nous nous engageons à développer des talents diversifiés et à créer un environnement de travail inclusif où chacun est respecté, valorisé et apprécié à sa juste valeur. Nous ne tolérons aucune forme de discrimination contraire à la loi et nous ne cautionnons aucune action ou initiative qui puisse porter atteinte aux droits de la personne.
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